Plataformas de gigantes como Google e Microsoft facilitam a rotina das reuniões online.
Uma herança que a pandemia nos deixou foi a capacidade de provarmos ser tão adaptáveis quanto os nossos antepassados. E um desses artifícios que, definitivamente, veio para ficar são os programas e aplicativos de videoconferência.
No cenário atual, as reuniões online são uma realidade adotada por muitas empresas, especialmente as que concentram os seus produtos e ferramentas em um ambiente virtual. É difícil imaginar uma rotina organizacional que não conte com a facilidade das videoconferências e dos recursos que elas proporcionam, que vão muito além de uma simples chamada de vídeo.
O que é videoconferência?
Videoconferência – ou “reunião online” para os mais chegados – é uma tecnologia que permite a comunicação por áudio e vídeo entre pessoas de diferentes partes do mundo.
Para que a videoconferência aconteça é necessária uma conexão estável com a internet, além do programa ou aplicativo instalado em seu computador ou celular.
Diferente de uma chamada de vídeo comum que realizamos através do WhatsApp ou de outros aplicativos, a videoconferência permite algumas funcionalidades extras, como reunir várias pessoas numa mesma chamada, além de possibilitar o compartilhamento da tela com os demais participantes.
Como funciona uma videoconferência?
Para iniciar uma videoconferência é preciso que todos os participantes possuam a ferramenta instalada em seu dispositivo, seja ele um computador ou celular.
Uma das pessoas precisa iniciar a chamada de vídeo e, em seguida, enviar um convite para as demais. Esse convite pode ser enviado através de um link compartilhável, por e-mail ou por outros canais de comunicação.
À medida que as demais pessoas forem entrando na “sala virtual”, o anfitrião – aquele que iniciou a reunião primeiro – se encarregará de autorizar a participação de cada uma. Com isso, todos os envolvidos se encontrarão na mesma sala, podendo usufruir de todos os benefícios e funcionalidades de uma videoconferência.
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Quais as vantagens da videoconferência?
1) De qualquer lugar: a grande vantagem da videoconferência é a possibilidade de conversar com diversas pessoas ao mesmo tempo, independente do lugar em que elas estejam. Imagine que você tem uma empresa e que os seus funcionários estão fazendo home office ou viajando. É exatamente para isso que as reuniões online foram feitas, para conectar equipes e alinhar processos.
2) Eficiência e produtividade organizacional: é fato que a videoconferência contribui para o aumento da produtividade empresarial, visto que não são necessários deslocamentos ou preparativos pré-reunião. Com isso, o gerenciamento de tempo da equipe melhora, o que permite velocidade nas tomadas de decisões.
3) Alinhamento de processos, metas e resultados: documentos, arquivos, fotos, vídeos e planilhas podem ser rapidamente compartilhados em uma videoconferência, fazendo com que a equipe inteira saiba, ao mesmo tempo, quais os direcionamentos e diretrizes a seguir.
4) Redução de custos: a realidade de muitos brasileiros é estar inserido no meio de um trânsito caótico. Sem precisar se deslocar até a empresa, o funcionário reduz custos com transporte público ou gasolina, além de conservar melhor o seu veículo próprio. Da mesma forma, a empresa reduz custos com as despesas de viagem do colaborador ou do convidado e com eventuais gastos com alimentação, aluguel de sala física, itens de conforto e equipamentos.
Agora que você já sabe o que é uma videoconferência e quais as vantagens de se fazer uma, que tal conhecer quais as principais plataformas que disponibilizam o serviço de forma gratuita para a sua empresa?
Zoom
Uma das ferramentas mais populares da atualidade, o Zoom foi criado em 2011. Apesar de sempre ter sido referência no meio corporativo, o aplicativo ganhou força durante a pandemia e se estabeleceu como um dos principais do mercado, mesmo sem estar vinculado a uma grande corporação.
O Zoom permite videoconferências através de computadores e de celulares, podendo ser acessado pelo próprio navegador ou pelo aplicativo. Assim como a maioria das plataformas, possui um plano gratuito com algumas limitações e também os planos Profissional, Corporativo e Empresarial, que são pagos.
As principais funcionalidades do Zoom são transferências de arquivos, compartilhamento de tela, gravação das reuniões, ativação de legendas automáticas, download de transcrições, além de outros recursos para até 1.000 pessoas por sala.
No plano gratuito, permite:
– Até 100 participantes por videoconferência;
– Limite de até 40 minutos por reunião de grupos;
– Sem limitação de tempo para chamadas de vídeo individual;
– Compartilhamento de tela: sim;
– Gravação da reunião: sim.
Microsoft Teams
“Teams”, para os mais íntimos, a plataforma da Microsoft surgiu recentemente a fim de se tornar o braço mais empresarial da corporação, abraçando uma grande fatia de usuários de outro dos seus produtos, o Skype.
A ferramenta pode ser bem útil, principalmente para empresas que já possuem pacotes do ecossistema Office no Windows. Embora seja voltado para o uso comercial, o Teams também oferece um pacote gratuito, que conta com certas limitações, mas que pode ser uma grande porta de entrada para uma futura assinatura.
Além de permitir todos os benefícios das videoconferências, o Microsoft Teams funciona como um aplicativo de mensagens instantâneas, tal como o WhatsApp, contando com grande aceitação em muitas empresas.
No plano gratuito, permite:
– Até 100 participantes por videoconferência;
– Limite de até 60 minutos por reunião de grupos;
– Chat ilimitado com colegas e clientes;
– 5 GB de armazenamento na nuvem por usuário;
– Compartilhamento de tela: sim;
– Gravação da reunião: não.
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Google Meet
Criada em 2017, a ferramenta do Google para videoconferências tornou-se popular de verdade em 2020. Isso porque a plataforma, antes destinada apenas para pacotes corporativos, tornou-se gratuita para todos durante a pandemia.
O Google Meet conta com muitas funcionalidades, entre elas legendas, enquetes e perguntas, salas temáticas, compartilhamento de tela e um recurso bem interessante, o cancelamento de ruído durante as reuniões, que remove automaticamente latidos de cachorros e digitação no teclado para não distrair os demais participantes. Porém, essa função faz parte do pacote pago.
Por falar em pacotes, a ferramenta de videoconferências do Google conta com uma versão gratuita bem robusta, além de dois pacotes pagos que são pouco intuitivos de se encontrar dentro da plataforma, o Google Workspace Essentials e a assinatura Google Workspace Enterprise. Todos os pacotes funcionam bem tanto no navegador quanto no aplicativo.
No plano gratuito, permite:
– Até 100 participantes por videoconferência;
– Limite de até 60 minutos por reunião de grupos;
– Limite de até 24 horas para chamadas individuais;
– Compartilhamento de tela: sim;
– Gravação da reunião: não.
GoTo Meeting
A proposta da GoTo Meeting é ajudar a promover reuniões de forma simples e rápida. Após preencher um breve cadastro, o usuário já pode criar a sua primeira reunião e convidar os demais participantes.
Apesar de possuir uma versão gratuita bem simplificada, a ferramenta conta com alguns diferenciais importantes nas suas versões pagas, como vídeos em HD, áudio nítido e com cancelamento de ruído, ferramentas de desenho, chat na sala, gravação de videoconferências na nuvem, entre outros.
Para as empresas que tiverem interesse em assinar um dos pacotes, os preços variam de 12 a 16 dólares, podendo ainda realizar uma avaliação gratuita durante 14 dias.
No plano gratuito, permite:
– Até 3 participantes por videoconferência;
– Limite de até 40 minutos por reunião de grupos;
– Tecnologia de áudio extremamente nítido;
– Bate-papo durante as reuniões;
– Compartilhamento de tela: sim;
– Gravação da reunião: não.
