Diga adeus à burocracia e às idas ao cartório utilizando as assinaturas eletrônicas e digitais.
Você é do tipo que gosta de manter todos os contratos da sua empresa em ordem? Ou, ainda, pertence ao grupo dos que preferem dar um pulinho no cartório sempre que precisa autenticar um documento? Aqui vai uma boa notícia: hoje em dia é possível fazer o reconhecimento de firma através da assinatura eletrônica ou digital.
Na teoria parece fácil. Na prática, é ainda mais simples. Mas antes, vamos entender como surgiu a necessidade de modernizar o reconhecimento de firma.
A burocracia começou com os portugueses
Num passado não tão distante, em pleno Brasil Colônia, os portugueses implementaram o primeiro sistema registral do país. Tinha como objetivo povoar as terras recém-descobertas e impedir invasões de outras Coroas.
Alguns séculos depois, em 1892, foi editado um decreto (presente até os dias de hoje no arquivo da Câmara dos Deputados) que determinava que todo documento particular só teria valor legal quando assinado pelas canetas de pena de ganso das partes envolvidas, além de duas testemunhas.
Seguindo essa linha de raciocínio, o papel só teria a sua validade atestada a partir da data do reconhecimento de firma ou do registro nas notas do tabelião. Nascia assim os primórdios da burocracia brasileira, que perduraria pelo restante dos séculos XX e XXI.
Reconhecimento por autenticidade versus semelhança
Hoje em dia, existem dois tipos de reconhecimento de firma: por autenticidade e por semelhança. No reconhecimento por autenticidade, o indivíduo precisa comprovar pessoalmente que é o dono da assinatura diante do tabelião. Já no segundo, a lei reconhece a validade legal de uma assinatura através dos registros arquivados em seu banco de dados. E é exatamente isso que faz toda a diferença quando falamos de tempo e dinheiro.
Foi a era digital que mudou tudo. Com o aperfeiçoamento de novas tecnologias e o desenvolvimento da computação, criou-se um ambiente propício para substituir a assinatura manuscrita pela autenticação digital.
Apesar de parecer uma novidade, a assinatura digital vigora no Brasil desde 2001, quando foi promulgada a Medida Provisória 2.200-1/2001. A Medida regulamenta a legitimidade de meios eletrônicos para autenticar assinaturas, tornando-as válidas tanto quanto as praticadas por caneta e papel, em todo o território brasileiro.
Assinatura digital: o que é e onde usar
A assinatura digital é uma chave virtual que comprova a autoria de uma pessoa ou empresa diante de um fato ou na autenticação de um compromisso. Ela serve como garantia de um acordo firmado, quando as partes envolvidas utilizam os seus documentos assinados para selar o negócio.
Como mencionamos acima, a assinatura digital é reconhecida por lei desde 2001 e serve para substituir o papel e a caneta em diversas situações do dia a dia, tais como:
- Contratos de locações de imóveis;
- Contratos de prestações de serviços;
- Assinaturas de documentos virtuais;
- Declarações fiscais: Imposto de Renda, para pessoa física e jurídica;
- Acesso à plataformas que disponibilizam serviços públicos (como o E-Cac e o E-Social);
- Cadastro em órgãos fiscais, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
- Alterações de contratos empresariais.
É importante salientar que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma, mas não o registro do documento em cartório. “Firma” é um sinônimo para assinatura, ou seja, reconhece a legitimidade da pessoa que assinou o documento.
O registro do documento em cartório é quando o próprio contrato, com as suas cláusulas, testemunhas e participantes é registrado, atestando o que foi combinado e disposto no documento.
Assinatura digital e assinatura eletrônica não são a mesma coisa: entenda!
A confusão entre os dois termos é totalmente plausível. Afinal, ambas pertencem ao ambiente online, o que pode levar a entender que se trata do mesmo recurso.
Apesar das duas terem validade jurídica, a assinatura digital exige o uso de um Certificado Digital – código único altamente protegido por criptografia -, que é expedido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas).
Como a assinatura eletrônica dispensa a emissão de um Certificado Digital, ela só passa a ter validade quando atende a três requisitos: autenticidade, integridade do documento e admissão de ambas as partes como válida.
Em resumo, a assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que abrange várias formas de identificação realizada por meio de mecanismos eletrônicos. Ou seja, ela não se restringe apenas à assinatura de um documento digital, mas sim a vários outros sistemas, como tokens, biometria, usuário/senha, códigos, entre outros.
Isso significa que o formato de assinatura digital é uma das formas existentes dentro do universo das assinaturas eletrônicas.
Vantagens das assinaturas eletrônicas e digitais
Se tem uma coisa que ninguém gosta é de burocracia. E as assinaturas eletrônicas e digitais chegam para resolver esse problema de forma significativa. Conheça algumas das vantagens desses recursos, principalmente para quem tem empresa:
1) Economia de tempo: por não precisar se deslocar até um cartório, a opção de autenticar os seus contratos e documentos através das assinaturas online representa uma grande economia de tempo.
2) Economia financeira: com o processo todo sendo realizado via internet, você economiza com transporte e deslocamento, principalmente se uma das partes envolvidas residir no outro lado do país. Além disso, existem alguns tipos de assinatura eletrônica que são totalmente gratuitos.
3) É imune à falsificações: a tradicional assinatura realizada em cartório, através do próprio punho, pode vir a ser falsificada. Isso acontece com mais frequência do que você imagina. No caso do certificado digital, a falsificação não é possível, pois há uma chave privada única, que é inviolável e está protegida por criptografia. Como o certificado é emitido por uma empresa autorizada, a validade dele é atestada no momento da emissão.
4) Opção sustentável: além de toda a praticidade e segurança, as assinaturas eletrônicas e digitais são 100% sustentáveis, visto que não será preciso imprimir o documento. Você ainda aproveita para eliminar os gastos com impressão e armazenamento físico de papéis.
Serviços gratuitos de assinaturas online
Os serviços de assinaturas digitais costumam ser mais caros, principalmente porque nessa modalidade é exigido o Certificado Digital – e ele precisa ser expedido pelo órgão regulador (ICP-Brasil). Já os pacotes de assinaturas eletrônicas, que, por muitas vezes independem do certificado, tendem a custar menos.
Porém, as duas opções oferecem planos gratuitos, algumas por período limitado, para que você possa realizar o reconhecimento de firma no ambiente digital. Conheça algumas:
DocuSign
Oferece uma avaliação gratuita de 30 dias, sem a necessidade de cadastrar um cartão de crédito. Com a DocuSign você pode preparar, enviar, gerenciar e, claro, assinar documentos digitalmente. A empresa norte-americana oferece opções tanto de assinatura eletrônica quanto digital.
ZapSign
Plataforma brasileira de assinaturas eletrônicas, a ZapSign oferece diferentes planos, dos básicos aos mais completos, dependendo de quanto a empresa pode investir. Em sua versão gratuita, permite assinar até 5 contratos por mês, perfeita para aumentar a sua familiaridade com a plataforma.
Autentique
Com um ambiente clean e prático, tem como diferencial o cadastro simples. Permite a assinatura de 20 documentos gratuitos por mês, que podem ainda ser organizados em pastas.
Portal de Assinaturas
Neste portal, é possível assinar até 10 documentos grátis num período de 30 dias. Além disso, organiza e armazena arquivos em pastas por até 5 anos e pode ser acessado através de smartphone.
